Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini oder andere KI-Systeme für Texte, Recherchen, Auswertungen und zahlreiche weitere Aufgaben. Mit dem europäischen AI Act – auch KI-Verordnung genannt – entstehen daraus für Unternehmen neue Anforderungen.

Bereits seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der KI-Verordnung Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und weiterer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Seit August 2026 gelten auch die entsprechenden Aufsichts- und Durchsetzungsregeln.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jedes Unternehmen seine Mitarbeitenden zwingend in eine bestimmte zertifizierte KI-Schulung schicken muss.

Was verlangt der AI Act beim Thema KI-Kompetenz?

Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, sollen dafür sorgen, dass die beteiligten Personen angemessen mit diesen Systemen umgehen können. Welche Maßnahmen dafür sinnvoll sind, hängt unter anderem davon ab, welche KI eingesetzt wird, wofür sie genutzt wird und welche Vorkenntnisse die Mitarbeitenden mitbringen.

Die Europäische Kommission nennt dabei beispielsweise folgende Fragen:

• Welche KI-Systeme werden im Unternehmen überhaupt eingesetzt?
• Welche Chancen und Risiken entstehen daraus?
• Welche Kenntnisse benötigen die Mitarbeitenden für ihren konkreten Einsatzbereich?
• Wie unterscheiden sich Vorkenntnisse und Aufgaben der verschiedenen Nutzergruppen?
• Welche Maßnahmen sind geeignet, um die notwendige KI-Kompetenz aufzubauen?

Ein allgemeingültiges Kompetenzniveau schreibt der AI Act dabei nicht vor. Auch ein bestimmtes Zertifikat oder die Ernennung eines eigenen KI-Beauftragten ist allein aufgrund von Artikel 4 nicht erforderlich.

Ist eine KI-Schulung für Unternehmen Pflicht?

Eine pauschale gesetzliche Schulungspflicht für jedes Unternehmen gibt es so nicht.

Der AI Act verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz. Wie diese konkret aussehen, muss zum Unternehmen, zu den eingesetzten Systemen und zu den jeweiligen Risiken passen. Neben klassischen Schulungen kommen deshalb beispielsweise auch interne Leitlinien, Workshops, dokumentierte Einweisungen oder andere geeignete Maßnahmen infrage.

Die Europäische Kommission weist allerdings darauf hin, dass es in vielen Fällen nicht ausreichen dürfte, Mitarbeitende lediglich auf die Bedienungsanleitung eines KI-Tools zu verweisen.

Eine praxisnahe KI-Schulung kann deshalb eine sinnvolle Möglichkeit sein, die Anforderungen strukturiert umzusetzen und gleichzeitig den tatsächlichen Nutzen von KI im Unternehmen zu erhöhen.

Für den Einsatz bestimmter Hochrisiko-KI-Systeme gelten darüber hinaus weitergehende Anforderungen, beispielsweise im Zusammenhang mit der menschlichen Aufsicht.

Was sollten Mitarbeitende über KI wissen?

KI-Kompetenz bedeutet nicht, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zum KI-Experten werden muss. Entscheidend ist vielmehr, KI im eigenen Aufgabenbereich sinnvoll und verantwortungsbewusst einsetzen zu können.

Je nach Unternehmen können beispielsweise folgende Themen relevant sein:

Grundlagen zur Funktionsweise generativer KI, Chancen und Grenzen von ChatGPT oder Microsoft Copilot, der Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten, mögliche Fehler und Halluzinationen, Datenschutz und Urheberrecht sowie die Frage, wann Ergebnisse einer KI nochmals fachlich geprüft werden müssen.

Auch die praktische Anwendung gehört dazu. Wer weiß, wie Aufgaben sinnvoll formuliert werden und für welche Prozesse KI tatsächlich geeignet ist, kann die Technologie wesentlich produktiver einsetzen.

KI-Kompetenz nicht nur als Pflicht verstehen

Unabhängig von den rechtlichen Anforderungen lohnt es sich für Unternehmen, klare Regeln für den Umgang mit KI zu schaffen.

Denn ohne gemeinsame Leitlinien entstehen schnell sehr unterschiedliche Arbeitsweisen: Manche Mitarbeitende vermeiden KI vollständig, andere geben möglicherweise sensible Informationen in ungeeignete Systeme ein und wieder andere nutzen die Tools zwar regelmäßig, prüfen deren Ergebnisse aber nicht ausreichend.

Eine gemeinsame Grundlage schafft Sicherheit und ermöglicht gleichzeitig, die Vorteile der Technologie besser zu nutzen. KI-Schulungen können dabei direkt mit realen Aufgaben aus dem Unternehmen arbeiten – von der Texterstellung über Recherche und Kommunikation bis zur Optimierung wiederkehrender Prozesse.

Wie können Unternehmen jetzt vorgehen?

Der Einstieg muss kein großes KI-Projekt sein. Zunächst sollte geklärt werden, welche KI-Systeme bereits genutzt werden und in welchen Bereichen sie zum Einsatz kommen. Anschließend lässt sich beurteilen, welches Wissen die jeweiligen Mitarbeitenden benötigen.

Sinnvoll ist außerdem, durchgeführte Schulungen, Einweisungen oder andere Maßnahmen intern zu dokumentieren. Ein bestimmtes Zertifikat verlangt Artikel 4 dafür nicht.

Wichtig ist vor allem, KI-Kompetenz nicht als einmalige Aufgabe zu betrachten. Systeme, Funktionen und rechtliche Rahmenbedingungen entwickeln sich schnell weiter. Entsprechend sollten auch interne Regeln und Kenntnisse regelmäßig überprüft werden.

Fazit: KI-Kompetenz wird zur Unternehmensaufgabe

Der AI Act verlangt von Unternehmen nicht pauschal eine bestimmte KI-Schulung. Er verlangt aber, dass sich Unternehmen mit der KI-Kompetenz der Personen auseinandersetzen, die KI-Systeme in ihrem Namen einsetzen.

Eine praxisnahe Schulung ist dafür häufig ein sinnvoller Weg: Sie verbindet rechtliche und organisatorische Anforderungen mit einem konkreten Nutzen für den Arbeitsalltag.

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